Trong cuốn “Tools for Project Management, Workshops and Consulting” của Nicolai Andler – Tổng Giám Đốc tại Công ty TNHH Ignite Group Pty – Đồng thời là giảng viên được học viên cực kì yêu thích của MBA-MCI, ông chỉ ra hơn 30 công cụ nhằm xác định vấn đề quản trị. Những công cụ này phù hợp cho nhiều tình huống, vấn đề khác nhau. Tuy nhiên, hôm nay MBA-MCI sẽ giới thiệu đến bạn công cụ 5 Whys.

Đây là công cụ cực kì dễ sử dụng cho bất kì nhà quản trị nào. Nó giúp nhà quản trị liên tục đào sâu vấn đề nhằm tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề là gì.

1. Mục tiêu của phương pháp 5 Whys

5 Whys là một kỹ thuật giải quyết vấn đề bằng cách đặt câu hỏi lặp đi lặp lại để mỗi câu trả lời là cơ sở cho câu hỏi tiếp theo, đến khi tìm ra nguyên nhân gốc của một vấn đề cụ thể. Từ nguyên nhân trên mà người sử dụng tìm ra một biện pháp khắc phục, giúp ngăn chặn vấn đề đó xảy ra.

Phương pháp này khá đơn giản nhưng đòi hỏi người áp dụng phải tư duy sâu sắc, một vài ứng dụng thực tế của nó mà bạn có thể thấy được:

Ví dụ:

Câu hỏi 1: Tại sao các chiến dịch thất bại? – Vì truyền thông chưa tốt

Câu hỏi 2: Tại sao truyền thông chưa tốt? – Vì nội dung và hình ảnh không thu hút

Câu hỏi 3: Tại sao nội dung và hình ảnh không thu hút? – Vì team chưa đủ thời gian chuẩn bị

Câu hỏi 4: Tại sao không đủ thời gian chuẩn bị? – Vì có nhiều công việc phát sinh trong quá trình lên ý tưởng

Câu hỏi 5: Tại sao có nhiều công việc phát sinh? – Vì trưởng phòng chưa phân bổ công việc hợp lý

Ta nhận ra nguyên nhân các chiến dịch thất bại là vì trưởng phòng chưa phân bổ công việc hợp lý. Giải pháp cho việc này là trưởng phòng nên điều chỉnh thời gian và phân công công việc hợp lý hơn.

2. Làm thế nào để sử dụng kỹ thuật 5 Whys?

Đơn giản chỉ cần đặt câu hỏi tại sao và trả lời thật chính xác nó, hoặc tiến hành như các bước sau:

Bước 1: Thành lập một team..

Bước 2: Đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên

Bước 3: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi mọi người tìm ra được cốt lõi của vấn đề

Bước 4: Đưa ra giải pháp khắc phục

Bước 5: Đánh giá giải pháp

3. Một số lưu ý khi sử dụng 5 Whys

Khi trả lời câu hỏi, nên trả lời theo những nguyên nhân trực tiếp/ biểu hiện trực tiếp. Không nên dự đoán vấn đề cuối cùng. Điều này rất dễ gây ra việc đi lệch trọng tâm của vấn đề.

Khi áp dụng công cụ này theo một nhóm nhỏ, người dẫn dắt phải có đủ kỹ năng để các thành viên cùng tư duy xác định nguyên nhân trực tiếp. Tránh “bàn ra”, gây tốn thời gian và lệch lạc vấn đề.

Công cụ 5 Whys không nhất thiết phải lặp lại đúng 5 lần. Điều thú vị trong quản trị chính là phải biết vận dụng công cụ một cách linh hoạt và hiệu quả. Bạn có thể dừng lại ở 4 Whys hoặc tiếp tục đến 6 Whys nếu bạn cảm thấy chưa thực sự xác định được nguyên nhân cốt lõi.

Nếu bạn hỏi “vậy làm sao để biết khi nào tôi đã xác định được nguyên nhân cốt lõi rồi?”. Quản trị luôn bao gồm hai mặt: khoa học và nghệ thuật. Và MBA-MCI xin trả lời bạn rằng đây là yếu tố “nghệ thuật” trong hai mặt của quản trị.

Tóm lại, 5 Whys là công cụ hiểu quả để đào sâu vấn đề nhằm tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Đây là công cụ rất dễ hiểu và dễ sử dụng. Tuy nhiên, để áp dụng một cách hiệu quả, bạn chắc chắn phải liên tục thực hành và áp dụng nó. Ngoài ra, còn rất nhiều công cụ khác để bạn khám phá.